ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів
Чернігівського районного суду
Запорізької області
від «22»жовтня 2015 р.№ 10
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу суду
у Чернігівському районному суді Запорізької області
І. Загальні положення.
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу в Чернігівському районному суді Запорізької області (далі — в суді) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в суді.
1.2. Документообіг – це проходження документів в суді з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в суді на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
1.3. Порядок документообігу у суді регламентується Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 р. № 30 із змінами і доповненнями, внесеними рішеннями Ради суддів України (далі –Положення) та Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, цими Засадами.
1.4. Засади використання автоматизованої системи документообігу в Чернігівському районному суді Запорізької області (далі – Засади) визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Чернігівському районному суді Запорізької області (далі – автоматизована система), яка забезпечує :
- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;
- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Чернігівського районного суду Запорізької області з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням навантаження на кожного суддю ;
- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних довідників;
- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;
- оприлюднення передбаченої Положенням інформації на веб-сайті Чернігівського районного суду Запорізької області веб-порталу "Судова влада України";
- виготовлення та централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;
- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;
- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду, текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень учасникам судового процесу за їх заявками;
- передачу судових справ до електронного архіву.
1.5. Для функціонування автоматизованої системи працівники суду, відповідно до своїх функціональних обов’язків, забезпечують:
- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних ( інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, та направлення до Єдиного державного реєстру судових рішень електронних копій судових рішень відомостей про набрання судовим рішенням законної сили;
- своєчасне надання/позбавлення права доступу до автоматизованої системи її користувачам;
- захист інформації автоматизованої системи в суді;
- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу за їх заявками;
- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.
1.6. Збори суддів Чернігівського районного суду Запорізької області мають визначені Положенням та цими Засадами повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
ІІ. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів ( судді та працівники апарату суду) автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Чернігівському районному суді Запорізької області визначаються на підставі наказів голови суду , керівника апарату суду.
Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу здійснює технічний адміністратор Чернігівському районному суді Запорізької області (головний спеціаліст).
Електронні примірники наказів щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням та цими Засадами інформацію.
2.1.3. Використання ЕЦП користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.
2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в Чернігівському районному суді Запорізької області несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор Чернігівського районного суду Запорізької області – головний спеціаліст.
2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції в автоматизованій системі.
2.2.1. Вхідна кореспонденція приймається і опрацьовується працівниками канцелярії Чернігівського районного суду Запорізької області , яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі відразу після усунення таких причин або в термін, визначений у наказі (розпорядженні) голови суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.
2.2.2. На кожний вхідний документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.
До реєстраційної картки може додаватися копія паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.
2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді та містить код суду/ номер за порядком/ останні дві цифри року – літеру, яка зазначає вид судочинства ( к- кримінальне, ц- цивільне, а- адміністративне, п – адміністративні правопорушення) та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
2.2.5. Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства в суді.
2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою наступним чином:
- у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
- у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
2.3. Розподіл судових справ між суддями
2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду , старшим секретарем суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, визначеною наказом керівника апарату суду .
2.3.2. У суді може застосовуватися:
- автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;
- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ ( у разі надходження значної кількості справ);
- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- повторний автоматизований розподіл судових справ.
Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів суду з урахуванням Положення про збори суддів та цих Засад.
2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження, тривалість якого становить менше 7 календарних днів
- за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування та у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях у разі наявності наказу голови суду;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
Якщо інше не встановлено зборами суддів, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за правилами, встановленими Положенням та Засадами між суддями, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу; з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження за принципом випадковості.
2.3.5. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за відповідною формулою, визначеною у Положенні.
2.3.6. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, не допускається.
Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями
2.3.7. Збори суддів Чернігівського районного суду Запорізької області мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
В Чернігівському районному суді Запорізької області зборами суддів визначено спеціалізацію щодо розгляду кримінальних проваджень, де злочини скоєні неповнолітніми чи малолітніми особами. Інші справи розглядаються усіма суддями.
Слідчі судді
Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються строком на 3 роки.
Зборами суддів Чернігівського районного суду обирається один слідчій суддя за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді цього суду на строк не більше трьох років і може бути переобраний повторно.
Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх осіб
Суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх в Чернігівському районному суді Запорізької області , обирається з числа суддів суду зборами суддів суду за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді суду, на строк не більше трьох років і може бути переобраний повторно.
2.3.8. Збори суддів Чернігівського районного суду Запорізької області мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, підготовці суддів );
- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів ;
- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, справи, які підлягають невідкладному розгляду, а також ті, невчасний розгляд яких може привести до порушення строків розгляду, розподіляються в хронологічному порядку за часом їх надходження із зазначенням дати та часу та в порядку черговості між суддями з урахуванням спеціалізації;
- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення;
- у випадку надходження до суду справ, які, відповідно до законодавства, підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні (їх розподіл здійснюється відповідно до графіку чергування суддів, встановленого наказом голови суду).
2.3.9. Збори суддів також мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями
2.3.10 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
Повернення суддею розподіленої в установленому порядку судової справи без винесення процесуального рішення не допускається.
2.3.11. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
2.3.12. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя із числа всіх суддів. Судова справа розглядається колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя, судді та запасний суддя.
2.3.13. Автоматизований розподіл клопотань в порядку КПК України та судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, які надходять під час вихідних днів здійснюється на підставі наказу про встановлення чергування слідчому судді та іншим суддям.
2.3.14. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення та цих Засад.
2.3.15. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду ( керівник апарату або його заступник) до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
2.3.16. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.
2.3.17. У разі роз’єднання судових справ, виділення в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
2.3.18 Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду , що автоматично створюється автоматизованою системою та звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями .
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.19. У разі розгляду судової справи колегією суддів до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді.
2.3.20. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів, визначення головуючого судді та складу колегії суддів здійснюється під час проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями.
Повторний автоматизований розподіл даної категорії справ між суддями (у випадках передбачених законодавством: закінчення повноважень судді, самовідвід, відвід, у зв’язку з неможливістю участі, тимчасовою непрацездатністю судді, відпусткою, відрядженням, тощо) здійснюється автоматично.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не обмежений.
Протокол автоматичного визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Особливості застосування даного пункту можуть бути передбачені зборами суддів.
Результатом автоматичної зміни складу колегії суддів є протокол автоматичної зміни складу колегії суддів , що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.3.21. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.
2.3.22. Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного судді , що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.3.23 Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
2.3.24. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.3.25. Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
2.3.26. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.
2.3.27. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:
- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору, скасування судового наказу;
- судові справи про перегляд заочного рішення;
- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
- заяви про відновлення втраченого судового провадження;
- заяви про забезпечення позову та скасування чи зміна заходів забезпечення позову, доказів.
- у разі направлення справи про адміністративне правопорушення на дооформлення та після повернення такої справи. У разі відсутності раніше визначеного судді дані справи підлягають автоматичному розподілу.
Клопотання про заходи забезпечення кримінального провадження в порядку статті 131 КПК України та скарги в порядку статті 303 КПК України, що стосуються заходів забезпечення кримінального провадження – передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, який обирав заходи забезпечення в межах одного і того ж кримінального провадження, окрім випадків перебування судді у відпустці, у разі перебування у відрядженні,на лікарняному, інших днях відпочинку та з інших поважних причин.
У разі відсутності слідчого судді (тимчасова непрацездатність, відпустка тощо), клопотання та скарги підлягають автоматичному розподілу іншому судді, визначеному зборами суддів.
Кримінальні провадження, які виділені в окреме провадження, для приведення їх у відповідність до вимог КПК України, а також кримінальні провадження, які повторно надходять до суду після відмови судом в затвердженні угоди про примирення чи визнання винуватості, а також після повернення обвинувального акту чи клопотання про застосування примусових заходів медичного або виховного характеру прокурору для приведення їх у відповідність до вимог КПК України, передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді.
Клопотання про скасування вироків в кримінальних провадженнях, якими були затверджені угоди про примирення або про визнання винуватості, передаються раніше визначеному у даному провадженні судді.
2.3.28. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44–2.3.46 пункту 2.3 Положення такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу, якщо відсутність головуючого судді призведе до порушення строків розгляду цих справ та матеріалів.
2.3.30. Заяви про самовідвід судді, слідчого судді, що заявлені на підставі п.4 ч.1 ст. 75 КПК України, реєструються канцелярію суду і автоматизовано розподіляються між іншими суддями.
2.3.31. У випадках надходження великої кількості справ до суду в кінці робочого дня розподіл справ в КП «Д-3» допускається на наступний робочий день, а у разі надходження невідкладних судових справ в неробочий час, реєстрація та розподіл їх здійснюється за письмовим розпорядженням голови суду (особи, яка виконує його обов’язки).
2.3.32. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду , що створюється в автоматизованій системі. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями
2.3.33. У разі задоволення відводу або самовідводу судді (або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу з виключенням цього судді (суддів) або всього складу суду з автоматизованому розподілу.
2.3.34. Винятково у разі, коли суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи з погодженим головою суду актом прийняття-передачі справ передаються для повторного автоматизованого розподілу за розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.
Якщо суд розглядає справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді (суддів), що вибули.
У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться. Після усунення обставин, передбачених даним пунктом, справа призначається до розгляду в судовому засіданні головуючим суддею.
2.3.35 Повторному автоматизованому розподілу підлягають клопотання слідчих органів, які підлягають негайному розгляду або розгляду впродовж однієї доби іншому судді, визначеному зборами суддів, у разі перебування слідчого судді в нарадчій кімнаті не менше одного робочого дня на підставі доповідної записки, погодженої головою суду (або особою, яка виконує його обов’язки).
2.3.36. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.45 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.
2.3.37. Повторний автоматизований розподіл справ може здійснюватися у разі тривалої хвороби судді (понад 2 місяці), а також кримінальних проваджень у разі закінчення строку перебування підсудного під вартою у період непрацездатності головуючого судді.
2.3.38. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді в кримінальному провадженні, якщо він брав участь в цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень: закінчення п’ятирічного строку призначення судді вперше, досягнення 65-річного віку тощо) здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) згідно з додатком 7 до Положення, електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) у випадках, передбачених п.2.3.49 Положення, здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді ( суддів).
2.3.39. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 8), що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
2.3.40. Результатом повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді (додаток 9 Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.3.41. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
2.3.42. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення обставин.
2.3.43. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, притягнення до адміністративної відповідальності особи тощо) здійснюється в порядку, визначеному Положенням.
2.3.44. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
2.3.45. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду (додаток 10 Положення).
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями суду..
Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
2.3.46. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.
2.4. Передача судових справ для подальшого розгляду
суддею (колегією суддів)
2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду ( старший секретар суду) не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді відповідно до реєстру передачі справ . У разі надходження невідкладних справ, вони передаються визначеному автоматизованою системою судді негайно.
2.4.2. У реєстрі передачі справ суддя ставить свій підпис про отримання справ.
2.5. Визначення присяжних
2.5.1. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.
2.5.2. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
2.5.3. У разі неможливості виконання основним присяжним своїх обов’язків або у разі його відводу (самовідводу) до участі у судовому провадженні залучаються запасні присяжні.
Основні присяжні визначаються автоматизованою системою із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа запасних присяжних.
2.5.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами 1-5 статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору, з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.
Загальна кількість присяжних, визначених частиною першою цього підпункту, має бути не меншою семи осіб з урахуванням кількості основних присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
Якщо після виконання вимог, передбачених частинами 1–5 статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою із списку присяжних, визначених частиною другою цього підпункту, добираються основні присяжні та визначаються два запасних присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
2.5.5. Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних (додаток 11 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.5.6. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб. Форма звіту визначена Положенням.
Протокол визначення основних та запасних присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про визначення основних та запасних присяжних може бути роздрукований для службового використання в суді.
2.6. Визначення народних засідателів
2.6.1. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення народних засідателів, які внесені до списку, у кількості двох осіб.
Автоматичне визначення народних засідателів здійснюється в порядку черговості внесення до автоматизованої системи списку народних засідателів, затвердженого районною радою. Народний засідатель, який провів в судових засіданнях з початку року 30 та більше днів, не бере участі в автоматичному визначенні народних засідателів до кінця цього календарного року.
2.6.2. У разі необхідності заміни визначеного автоматизованою системою народного засідателя, здійснюється автоматичне визначення іншого народного засідателя.
2.6.3. Результатом визначення народних засідателів є протокол автоматичного визначення народних засідателів (додаток 12 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.
2.6.4. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення народних засідателів. Звіт про визначення народних засідателів може бути роздрукований для службового використання в суді.
Протокол визначення народних засідателів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
2.7. Внесення до автоматизованої системи відомостей
щодо набрання судовим рішенням законної сили
2.7.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
2.7.2. У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:
- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення.
- у разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;
- у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано, не пізніше наступного робочого дня.
Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до Єдиного державного реєстру судових рішень відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею.
Контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень здійснює керівник апарату суду ( у разі його відсутності його заступник або особа , яка їх замінює).
2.8. Надання інформації про стан розгляду судових справ
2.8.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження , прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
2.8.2. Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 Положення.
2.8.3. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
2.8.4. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду, який міститься АСДС).
2.8.5. На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:
- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи), зазначається форма судочинства;
- список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду).
- список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);
- інформація щодо стадій розгляду судових справ.
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.
2.9. Централізоване зберігання процесуальних
та інших документів, виготовлених у суді
2.9.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів АСДС, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпорядження керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи. Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП голови суду та керівника апарату суду. Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.
2.10. Надсилання електронних документів до державних
реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
2.10.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
2.10.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
2.11. Підготовка статистичних даних
2.11.1. Автоматизована система забезпечує:
- формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;
- перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;
- формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;
- передачу та отримання статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду від суду до територіального управління ДСА України;
- від суду до апеляційного суду ;
- формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу з метою здійснення аналізу та узагальнення , ефективності та якості судових процедур.
2.11.2. Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України, та розміщуються в автоматизованій системі суду для формування показників.
2.11.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.
Оригінали електронних статистичних звітів надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
2.12. Передача судових справ до електронного архіву
2.12.1. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.
III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування
3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації (КЗСІ), спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування судом надсилаються до адміністратора автоматизованої системи база даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
3.4. Збори суддів за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
3.5. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю суду не обмежується та доступна для кожного судді.
IV Відповідальність
4.1. Внесення недостовірних даних в КП "Д-3", допущення інших порушень, які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.
_03_03.png)
